送別会の予算と準備、プレゼントはどうする?

異動や退職などお世話になった人への送別会
出席するだけならあまり意識をしませんが、
幹事を引き受けるとなると
色々と気になることが出てきます。

送別会の準備や当日の段取り。
プレゼントを贈る場合の予算や品物選び
考えて決めることがたくさんあります。

それほど日程に余裕がない場合もありますね。

どんな段取りで準備をすることで当日がスムーズに進むのでしょうか?

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送別会の準備はどのように進めたらいい?

送別会の幹事を引き受けた場合、短期間でたくさんの事を決めていかなければなりません。

①日程
②場所
③参加者
④予算
⑤プレゼント

まずは主賓である人が確実に参加できる日にちを押さえます。

他部署への異動や、遠方への転勤、退職など
送別される方の事情があるかと思いますが、
ほとんどの人が忙しいはずです。

手続きや業務の引継ぎ、引っ越しの段取りなど
送別される人が多忙である中、日程を決めるのが一番最初にすることです。

次に場所(お店)や時間ですが、
予算等に合わせて幹事サイドで決定するのか
希望を聞くのかということは職場の今までのやり方に沿った方が無難です。

次にお店選びと予算ですが、
職場であればある程度慣例に従った予算を組みましょう。

お店選びですが、
なるべく参加予定者が行きやすい場所を選びましょう。
仕事の都合上、遅れてくる人もいるでしょうから
分かりやすいお店にするのが良いです。

また、送別会の時にプレゼントも贈るという場合も多いでしょう。
プレゼントについてもある程度予算を決めておきましょう。

そして参加者の確認です。
なるべく多くの人が参加できる日程でなおかつ送別される方の都合に合わせますが
どうしても都合が合わない人も出てきます。

参加者の確認について連絡をする場合、
概算で良いと思いますので予算も明記しておきましょう。
また、プレゼントについてもある程度まとまった段階でお知らせするのが良いでしょう。

送別会での飲食代ですが、一般的には
主賓からは頂きません。
他の参加者で負担しますので一人当たりの予算を考えてから
予約をしましょう。

2,500~4000円くらいのコースか食べ放題、宴会メニューから
選ぶのが良いです。

送別会で渡すプレゼントの予算と品物選びはどうしたらいい?

プレゼントについては
送別会をする上で渡すプレゼントだとあまり負担が大きくならないように
するともらう方も気を遣わないのでベターです。

どうしても飲食代の負担があるため
参加者の負担額が大きくなりますので全体での予算で考えると良いでしょう。

送別会なしのプレゼントのみでしたら
自分ではあまり買わないような少し高額なものを選んでも
喜ばれるのではないでしょうか。

プレゼントですが、
退職の場合や女性だとお花をプレゼントにと考えることが多いのですが、
実用品の方が喜ばれているように感じます。

これから使う物
送別される人の好きな物
面白いグッズ

送別される方の人柄などから考えてみると良いでしょう。

実用品であれば、名入れのボールペンなどの文房具
ポーチやお弁当箱、マグカップ、ステンレスボトルなど日常で使える物

送別される人の好みがはっきりとわかっている場合であれば
その人が好きそうな物も良いでしょう。

またちょっとずらして面白グッズというのもありでしょう。
※そういう話題で盛り上がれる人という限定で。

面白グッズ送別会プレゼント
こんなランキングもありますので参考にしてみてください。

ちなみに自分だったらモアイのティッシュスタンドだったら
もらっても嬉しいですね(#^.^#)


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送別会の当日の段取りはどうしたらスムーズになる?

当日も幹事さんは思っているよりも忙しくなります。

お店には早めに着くようにしておきましょう。
飲食代の変更がない場合は早めに支払いを済ませておきます。

女性ばかりだとあまり飲まない場合もあります。
そういった場合だと飲食代の総額が決定した時点で
トイレに行くふりでもして会計を済ませておくとスマートですね。

昨今では飲酒運転に関しても非常に厳しくなっています。

楽しく送別会を終わらせるためにも飲酒運転につながらないようにしておきましょう。

みんなが車で来るという場合であれば
幹事さんは送迎もしてあげるというのも一つの方法です。

全員が楽しかったと思ってもらえるそんな送別会にしたいものですね。

そして最後は必ず早めに会計報告をしましょう。

一番良いのはお店のレシートと一緒に
金額の会計報告をすることです。

端数が出た場合は幹事で調整しておきましょう。
本来であれば手間料として幹事の分から引いておくのが良いのですが、
なかなかそれは難しいという場合もあるでしょう。

そこら辺は今までに幹事をしたことがある人から
どのようにしてきたかということを聞き出しておくと良いですね。

最後に

送別会に参加するだけならそれほど手間もかかりませんし
楽しく食べたり飲んだりできますが、
幹事を引き受けるとそうはいきませんね。

手間はかかりますが、
みんなが楽しく過ごせる時間をプロデュースするんだという
大きな気持ちで引き受けてみてはいかがでしょうか。

最後に笑顔で締めくくることができれば大成功です。

意外と達成感を感じることができるものですよ。

良い送別会を作れると良いですね。

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